POLÍTICA DE MANEJO DE BASE DE
DATOS SETECMA INDUSTRIAL SAS
1. INTRODUCCIÓN
Con fundamento en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones
generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013, “Por el
cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” SETECMA INDUSTRIAL SAS,
con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C, como responsable del tratamiento de datos
personales de otros, adopta mediante el presente documento las políticas y
procedimientos para garantizar el derecho que tienen las personas de conocer,
actualizar y rectificar las informaciones que se hayan registrado sobre ellas en bases de
datos y/o archivos.
La presente Política se aplica a toda información personal de los clientes, prospectos,
contratistas, proveedores, empleados, o de cualquier otra persona que por algún motivo
suministre información a SETECMA INDUSTRIAL SAS.
SETECMA INDUSTRIAL SAS podrá actualizar esta política en cualquier momento, ya
sea para atención de novedades legislativas, regulatorias o jurisprudenciales, políticas
internas, o por cualquier otra razón o circunstancia.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo
el tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del
responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los
datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES
El responsable del tratamiento de sus datos personales es SETECMA INDUSTRIAL
LTDA, identificada con Nit: 900.076.444-8, con sede principal en la Cl 70 No. 73ª – 75
de Bogotá D.C, Portal Web: www.setecma.com.co PBX 7 44 46 00.
3. FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
SETECMA INDUSTRIAL LTDA, tiene una base de datos con información comercial y
tecnológica que ha venido utilizando para fines comerciales, a través de invitaciones a
eventos presenciales como capacitaciones, participación en ferias y asesorías
personalizadas a clientes por parte del grupo comercial. Dentro del ámbito de los
derechos a la intimidad, al buen nombre, la imagen y demás garantías Constitucionales,
SETECMA INDUSTRIAL LTDA utiliza los datos personales que el titular de datos
registró en la asistencia a nuestros eventos o mediante la invitación a eventos o
actividades relativas a nuestro objeto comercial, y directamente por el titular al momento
de ofertar un servicio o producto, siempre dentro del marco de la misión y el objeto
mismo de SETECMA INDUSTRIAL LTDA. Los datos que utiliza SETECMA
INDUSTRIAL LTDA para la normal comunicación con sus prospectos y clientes, tiene
que ver con sus datos de identificación, esto es, nombres y apellidos, teléfonos y
correo, adicionalmente, SETECMA INDUSTRIAL LTDA utiliza datos de contacto de la
compañía: teléfonos (oficina y móvil), correo electrónico, cargo, nombre e identificación
de la empresa y dirección.
Igualmente, SETECMA INDUSTRIAL LTDA hace uso de los datos proporcionados a lo
largo de la trayectoria de sus relaciones con los clientes, tales como almacenamiento de
documentos que fueron radicados en nuestras oficinas y que contienen firma e
información personal de éstos cuando se trata de personas naturales, o de los socios,
empleados, contratistas o dependientes en el caso de personas jurídicas.
La recolección de datos personales y su tratamiento automatizado tienen como finalidad
facilitar la gestión, administración, mejora y ampliación de los distintos servicios, la
elaboración de estadísticas, la gestión o seguimiento de incidencias, así como el envío
de comunicaciones, y cualquier otro fin que en el ejercicio de su objeto social
SETECMA INDUSTRIAL SAS requiera. Así las cosas, los datos personales son
utilizados exclusivamente por las áreas de mercadeo, comercial, administrativa y
servicio al cliente para las siguientes finalidades:
• Creación y conservación de los documentos legalmente exigidos por las normas
contables.
• Tratamiento de sus datos personales en nuestras actividades de mercadeo.
• Adaptación de nuestros productos y servicios para responder mejor a sus intereses,
campañas de actualización de datos.
• Enviar cartas y comunicaciones en general.
• Mejorar los servicios que ofrece SETECMA INDUSTRIAL SAS
• Realización de estudios y análisis de las encuestas y comentarios de los socios e
invitados.
• Gestión de las peticiones, quejas y reclamos.
4. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS
DATOS PERSONALES PARA CONOCER,
ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR SU
INFORMACIÓN.
El usuario podrá ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos
personales que haya suministrado a SETECMA INDUSTRIAL SAS, radicando una
comunicación, a través de los siguientes medios:
Correo electrónico: info@setecma.com.co
Dirección: CRA 17ª 56 46SUR Bogotá, Colombia.
De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los
derechos de los titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por: El Titular, quien
deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga
a disposición el responsable. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa
acreditación de la representación o apoderamiento. La petición o derecho que ejercita el
titular de los datos personales, debe contener, nombre y apellidos del usuario y los
datos de contacto para recibir notificaciones. Este derecho se podrá ejercer, entre otros,
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por
su titular.
El titular de los datos personales podrá solicitar a SETECMA INDUSTRIAL SAS copia
de los datos que posee sobre el mismo, Asimismo, SETECMA INDUSTRIAL SAS
actualizará, rectificará o eliminará los datos cuando éstos resulten inexactos,
incompletos o hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad inicial.
5. DATOS RECOLECTADOS SIN AUTORIZACIÓN EXPRESA
DEL TITULAR ANTES DEL DECRETO 1377 DE 2013
SETECMA INDUSTRIAL SAS ha promovido la utilización de todos los mecanismos que
ha considerado pertinentes para solicitar la autorización de los titulares para continuar
con el tratamiento de los datos personales recolectados por SETECMA INDUSTRIAL
SAS para los siguientes fines: El envío de las revistas y comunicaciones de SETECMA
INDUSTRIAL SAS y los que se describen de manera detallada en el capítulo 3 del
presente documento. Entre dichos mecanismos se encuentra la publicación del aviso de
privacidad en la página Web www.setecma.com.co. SETECMA INDUSTRIAL SAS
considera que los anteriores son mecanismos eficientes de comunicación. Atendiendo a
los mecanismos adoptados y descritos anteriormente, en aquellos casos en que el
titular no ha contactado a SETECMA INDUSTRIAL SAS para solicitar la supresión de
sus datos personales, SETECMA INDUSTRIAL SAS concluye de forma razonable que,
de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, existe una
conducta inequívoca del titular, otorgando la autorización para el tratamiento de los
datos que reposan en las bases de datos para la finalidad indicada en la presente
política de tratamiento de datos, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer
en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.
6. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
SETECMA INDUSTRIAL SAS se encarga directamente del tratamiento y custodia de los
Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva el derecho a
delegar en un tercero tal tratamiento, para lo cual exigirá al encargado la atención e
implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los
datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos, de acuerdo con lo
dispuesto en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
7. DATOS SENSIBLES
Para efectos de la Ley de protección de datos personales y de las presentes políticas
de tratamiento de datos personales, se entiende por datos sensibles aquellos
relacionados con la intimidad del titular, tales como aquellos que revelen el origen racial
o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses
de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos
políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los
datos biométricos. SETECMA INDUSTRIAL SAS reitera su carácter apolítico, así como
que se trata de una entidad sin orientaciones religiosas o étnicas excluyentes. Sin
embargo, el titular de la información personal, no está obligado a suministrar datos
sensibles, por lo tanto cualquier solicitud de los mismos requerirá autorización expresa.
8. DATOS PERSONALES DE LOS MENORES DE EDAD
Los datos personales que reposen en las bases de datos de SETECMA INDUSTRIAL
SAS sobre niños, niñas y adolescentes y que sean necesarios para la prestación de los
servicios de SETECMA INDUSTRIAL SAS, serán utilizados única y exclusivamente de
manera enunciativa en el registro y toma de estadísticas. SETECMA INDUSTRIAL SAS
asegura su protección de conformidad con la Constitución Política y la Ley. En todo
caso, cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados
en las bases de datos de SETECMA INDUSTRIAL SAS o que se soliciten deberán ser
autorizados expresamente por el representante legal del niño, niña o adolescente,
previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada
teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de entender el asunto. De igual
manera SETECMA INDUSTRIAL SAS facilitará a los representantes legales de los
menores, la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación,
rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.
9. TERCEROS
Las bases de datos o archivos no serán suministrados a terceros, salvo expresa
autorización del titular, o en los casos previstos en la Ley. La transferencia y/o uso
compartido de datos de los prospectos, clientes, socios y empleados de SETECMA
INDUSTRIAL SAS con terceros, se refiere única y exclusivamente a los fines
correspondientes al envío de correspondencia y comunicaciones de SETECMA
INDUSTRIAL SAS.
10. MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON
RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
SETECMA INDUSTRIAL SAS informa a los titulares de los datos personales que han
adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar
la seguridad y confidencialidad de los datos y para evitar su alteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado. Los datos personales que el titular de la
información suministre a SETECMA INDUSTRIAL SAS bajo cualquier medio, tales
como el nombre, identificación, edad, género, dirección, teléfono y correo electrónico,
serán administrados de forma confidencial, con las debidas garantías constitucionales,
legales y demás normas aplicables a la protección de datos personales. La información
será incorporada en las diferentes bases de datos que maneja SETECMA INDUSTRIAL
SAS, y cuya responsabilidad y manejo está a cargo de SETECMA INDUSTRIAL SAS.
SETECMA INDUSTRIAL SAS cuenta con protocolos de seguridad y acceso a nuestros
sistemas de información, el acceso a las diferentes bases de datos se encuentra
restringido incluso para nuestros empleados y colaboradores. Nuestros funcionarios se
encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las
bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información
establecida en la Ley. El sistema en donde reposan las bases de datos (World OfficeSAMM y un archivo en Excel protegido con claves) cuenta con distintas certificaciones
de seguridad. Sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos
personales de nuestros clientes y/o prospectos bajo un sistema protegido con
contraseñas.
Por lo anterior, SETECMA INDUSTRIAL SAS otorgará las garantías y asumirá las
obligaciones o responsabilidades por pérdida o sustracción de información de su
sistema informático únicamente cuando por negligencia o dolo, un tercero no autorizado
acceda a la información, y procurará de manera diligente y prudente la seguridad de la
información en medio digital o físico.
11. ACEPTACIÓN DE LAS PRESENTES POLÍTICAS
El titular de los datos personales declara que ha leído y acepta la presente Política de
Tratamiento de datos Personales de SETECMA INDUSTRIAL SAS. Teniendo en cuenta
que existe una relación recurrente entre los titulares de los datos personales y
SETECMA INDUSTRIAL SAS, y que SETECMA INDUSTRIAL SAS ha solicitado de
manera explícita a sus clientes, prospectos, colaboradores y contratistas las
autorizaciones para continuar con el tratamiento de datos personales ya recolectados,
de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013; SETECMA
INDUSTRIAL SAS continuará usando los datos almacenados necesarios para ofrecer
los servicios para el normal funcionamiento, mientras el Titular no contacte al
Responsable para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos
legales, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento
sus derechos y pedir la eliminación del dato.
12. VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE
DATOS PERSONALES.
La presente política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir de su
publicación y durante el tiempo en que SETECMA INDUSTRIAL SAS ejerza las actividades
propias de su objeto social.
13. CONTACTO CON EL RESPONSABLE
Para cualquier información relativa a esta Política de protección de datos, puede acercarse
o enviar comunicación a SETECMA INDUSTRIAL SAS. Correo electrónico:
info@setecma.com.co El presente manual rige a partir de su publicación en el sitio web de
SETECMA INDUSTRIAL SAS.
SETECMA INDUSTRIAL SAS
POLÍTICA DE PRIVACIDAD GENERALES
El presente Política de Privacidad establece los términos en que Setecma usa y protege la información que es proporcionada por sus usuarios al momento de utilizar su sitio web. Esta compañía está comprometida con la seguridad de los datos de sus usuarios. Cuando le pedimos llenar los campos de información personal con la cual usted pueda ser identificado, lo hacemos asegurando que sólo se empleará de acuerdo con los términos de este documento. Sin embargo esta Política de Privacidad puede cambiar con el tiempo o ser actualizada por lo que le recomendamos y enfatizamos revisar continuamente esta página para asegurarse que está de acuerdo con dichos cambios.
Información que es recogida
Nuestro sitio web podrá recoger información personal por ejemplo: Nombre, información de contacto como su dirección de correo electrónica e información demográfica. Así mismo cuando sea necesario podrá ser requerida información específica para procesar algún pedido o realizar una entrega o facturación.
Uso de la información recogida
Nuestro sitio web emplea la información con el fin de proporcionar el mejor servicio posible, particularmente para mantener un registro de usuarios, de pedidos en caso que aplique, y mejorar nuestros productos y servicios. Es posible que sean enviados correos electrónicos periódicamente a través de nuestro sitio con ofertas especiales, nuevos productos y otra información publicitaria que consideremos relevante para usted o que pueda brindarle algún beneficio, estos correos electrónicos serán enviados a la dirección que usted proporcione y podrán ser cancelados en cualquier momento.
SF Companies está altamente comprometido para cumplir con el compromiso de mantener su información segura. Usamos los sistemas más avanzados y los actualizamos constantemente para asegurarnos que no exista ningún acceso no autorizado.
Cookies
Una cookie se refiere a un fichero que es enviado con la finalidad de solicitar permiso para almacenarse en su ordenador, al aceptar dicho fichero se crea y la cookie sirve entonces para tener información respecto al tráfico web, y también facilita las futuras visitas a una web recurrente. Otra función que tienen las cookies es que con ellas las web pueden reconocerte individualmente y por tanto brindarte el mejor servicio personalizado de su web.
Nuestro sitio web emplea las cookies para poder identificar las páginas que son visitadas y su frecuencia. Esta información es empleada únicamente para análisis estadístico y después la información se elimina de forma permanente. Usted puede eliminar las cookies en cualquier momento desde su ordenador. Sin embargo las cookies ayudan a proporcionar un mejor servicio de los sitios web, estás no dan acceso a información de su ordenador ni de usted, a menos de que usted así lo quiera y la proporcione directamente noticias. Usted puede aceptar o negar el uso de cookies, sin embargo la mayoría de navegadores aceptan cookies automáticamente pues sirve para tener un mejor servicio web. También usted puede cambiar la configuración de su ordenador para declinar las cookies. Si se declinan es posible que no pueda utilizar algunos de nuestros servicios.
Enlaces a Terceros
Este sitio web pudiera contener en laces a otros sitios que pudieran ser de su interés. Una vez que usted de clic en estos enlaces y abandone nuestra página, ya no tenemos control sobre al sitio al que es redirigido y por lo tanto no somos responsables de los términos o privacidad ni de la protección de sus datos en esos otros sitios terceros. Dichos sitios están sujetos a sus propias políticas de privacidad por lo cual es recomendable que los consulte para confirmar que usted está de acuerdo con estas.
Control de su información personal
En cualquier momento usted puede restringir la recopilación o el uso de la información personal que es proporcionada a nuestro sitio web. Cada vez que se le solicite rellenar un formulario, como el de alta de usuario, puede marcar o desmarcar la opción de recibir información por correo electrónico. En caso de que haya marcado la opción de recibir nuestro boletín o publicidad usted puede cancelarla en cualquier momento.
Esta compañía no venderá, cederá ni distribuirá la información personal que es recopilada sin su consentimiento, salvo que sea requerido por un juez con un orden judicial.
SF Companies Se reserva el derecho de cambiar los términos de la presente Política de Privacidad en cualquier momento.